并行第一天上午十点,我让值班经理把一句话写在白板上,字要大:并行期以票务系统的新系统为准,旧售票系统只作对照,两边数不一致时先按新系统记账,当天核完。这句话必须落在纸上、带日期、有人签字,不能靠开会时的口头共识,否则到第三天就开始有人按自己顺手的那一边录。

第一天下午的窟窿出在退款。窗口把一笔现金退款录进了旧系统,新系统里没有,日结时两边退款笔数差一笔。这不是谁的错,是没人规定退款录哪边。当天的处理办法是把三项数,出票笔数、收款合计、退款笔数,做成一张对照表,每天下班前由财务抄一遍,两边各填一栏,差多少直接写在后面。表由技术员在上午打出来,中午前发到每个窗口,抄完的数字当晚由值班经理再核一次,两处都空着的按漏抄处理,第二天早会点名。这张表看着粗,但它是并行期里唯一能让两边的人说同一套话的东西。
到第三天,对照表开始起作用。差异必须当天定位,不攒:差一笔,当晚就把那笔的单号、经手人、录在哪一边写清楚,形成当日差异单,值班经理签字,第二天早交接时念一遍。攒到周末再回头找,窗口的人已经记不清那笔是补打还是重录。票务系统这边还冒出重复单,同一个手机号在两边各出一张票,第三天就查出两笔,两笔都作了废并写明原因。
第二周开始不再双录
第八天进第二周,做法换成只补差不再双录:新系统正常出票,只在必须用旧售票系统的场合,比如老渠道的单、迁移前出的票要退,当天在差异表里补一行,注明单号和原因。双录一停,重复单立刻少了,但也少了一道保险,所以这一周反而查得更勤,每两小时对一次出票笔数,别撑到下班。

第十四天是判断能不能切的日子,判据不是“这两周没出过事”。要的是连续三天,票务系统新旧两边在出票笔数、收款合计、退款笔数三项差异全为零才算能切;任意一天某项差异超过当日笔数的千分之五,并行期延长一周,三天重新起算。千分之五这条线是按窗口一天的笔数量出来的,一百多笔的园子差一笔就过线,小园子实际比的是零,大园子才有讨论误差的余地。售票系统两边的日结单还要按同一口径打印,格式不一样,抄表的人就只能靠猜。
例外得单独讲:两边现金退款口径不一致时,先冻结旧系统的退款入口,而不是继续并行。有家园子的旧系统现金退款走“备用金支出”,新系统走“退款单”,同一个动作落在两张表的不同科目上,并行第一周财务就把日结拼不起来了。这种时候继续双轨,等于每天制造一笔说不清的支出,只有把旧售票系统的退款停掉、统一从新系统一边走,账才接着对得上。

鄂公网安备 42018502004652号