同一家旅行社在档案里存着四个编号，业务说只有一个，财务说三个都开过票。这类问题不是谁录错了，是建档时没规定主数据以哪张表为准。团队客户至少分三类，三类的关键字段互不重叠，硬塞进一张表，最后每类都缺一半，旺季接单时全靠打电话现问。

一、三类客户各记各的字段。旅行社要记渠道资质编号、组团范围、结算周期、是否需要提前报送名单、带队人是否固定。机关单位要记开票抬头与税号、经办部门、年度批次安排、是否凭函入场。研学机构要记机构全称、承办学校名单、师生配比、监护人授权所用模板的版本号、带队教师的证件采集方式。判据很朴素：这三类各自的字段清单能不能在十分钟之内被人念出来并核对，念不出来说明还混在一张宽表里。

二、一个客户只有一个编号。客户主表以统一社会信用代码为唯一约束，一个代码对应一个编号，编号一经分配不改。改名不换号，改办公地址不换号。出现同名不同号的，合并时保留最早那一个，被合并的号只留查询入口，关掉下单入口。历史订单一律不迁移，只在原单上加一条并入标记。判据：随便挑一家客户，能不能一次查到它从建档到今天的全部订单，中间没有断档。

三、协议状态只有四个值。生效、临期、停用、过期。到期前 30 天自动进入临期，临期状态下仍可查历史单但不开新单；停用由人工触发并填原因；过期由日期算出来。判据：状态字段不许手工填写，必须由到期日期推算。手工填过状态的那几条，回查是不是有人想用停用代替过期来保住接单入口。

四、联系人与经办人分开记。联系人只解决找得到人，经办人才是能签字的人，两个字段不能合并。研学机构还要多记一名第二联系人，因为带队教师一季一换。判据：改单、改期、退团这三类请求，只接受经办人名册里的人发起；名册外的，先补授权再办事，不许先办事再补名册，补上来的名册会变成事后追认。

五、季度复核只看三个数。一年内没有任何成交的档案占总量比例，超过 40% 说明建档时把询单当成了成交，档案里塞满了没谈成的名字。关键字段空缺率——抬头与税号、结算周期、经办人名册三项合并统计——超过 5%，本季度就不许新增建档，先把老的补齐。第三个数是一号多人或多人一号的比例，超过 3% 就要回查是谁在共用录入。

拆表的顺序建议照字面来。先把三类客户的字段清单各自写成一张纸，找业务和财务各核一遍，确认互不重叠再进系统；第二步定唯一约束，把重复编号并掉；第三步才谈状态与复核节奏。一上来就加下拉框和标签，半年后还是四家编号对应同一家旅行社，年结时财务会回头把整套档案否掉。